Procedurer for databehandling
DATABEHANDLING I HJERNESKADEFORENINGEN
Procedurer for
1. Introduktion og overblik
Denne procedurebeskrivelse skal sikre, at Hjerneskadeforeningen overholder persondatalovgivningen. Den skal samtidig sikre gennemsigtighed og ansvarlighed i foreningens behandling af personoplysninger.
Der skelnes mellem:
- Medarbejderdata (inkl. frivillige og praktikanter)
- Medlemsdata
- Klientdata (fra rådgivning)
- Bidragyderdata
- Kundedata (netbutik m.m.)
- Aktive interessenter (bloggere, foredragsholdere, mv.)
2. Medarbejderdata
Dataansvarlig: Direktør Morten Lorenzen
Indsamling og anvendelse: Data indsamles primært fra ansøgere og ansatte og anvendes til ansættelse, lønbehandling og administration. Stamdata (undtagen CPR) indsamles også for frivillige og praktikanter.
Opbevaring og adgang: Data opbevares sikkert digitalt og fysisk. Adgang begrænses til relevante medarbejdere og samarbejdspartnere med databehandleraftaler. Printede dokumenter opbevares aflåst.
Opbevaringsperiode: Data opbevares under ansættelsen og i op til 5 år efter fratrædelse. Jobansøgninger gemmes i 6 måneder medmindre andet er aftalt og dokumenteret.
Ret til sletning: Tidligere ansatte og ansøgere kan anmode om sletning af ikke-lovpligtige oplysninger.
3. Medlemsdata
Dataansvarlig: Regnskabs- og administrationschef Birgitte Jørgensen
Indsamling: Medlemsdata indsamles ved indmeldelse via formular, telefon, e-mail, brev eller lokal kontakt.
Anvendelse: Data anvendes til medlemsadministration, kontingentopkrævning, velkomstmateriale, nyhedsbreve og lokale aktiviteter. Interne markedsføringstiltag (fx telemarketing, direct mail) gennemføres med hjemmel i medlemskabet og under databehandleraftaler.
Opbevaring og adgang: Data opbevares i medlemsdatabasen og lokalt hos formænd under sikre forhold. Adgang begrænses til relevante personer og samarbejdspartnere med databehandleraftaler.
Sletning: Data slettes 13 måneder efter udmeldelse eller manglende betaling. Regnskabsdata gemmes i 5 år.
Medlemsrettigheder: Medlemmer kan til enhver tid frabede sig kontakt og få indsigt i egne data. Udmeldelse udløser sletning, bortset fra regnskabsoplysninger.
Dataansvarlig: Regnskabs- og administrationschef Birgitte Jørgensen
Indsamling og anvendelse: Der indsamles kun data, hvis det er nødvendigt for at kunne yde rådgivning. Data kan komme fra klienter selv eller som led i en sag. Kun relevante oplysninger gemmes.
Opbevaring: Sager gemmes under hele sagsforløbet og evt. længere, hvis det er relevant for fremtidig kontakt.
Adgang: Kun socialrådgiveren har adgang til sagen. Oplysninger sendt uopfordret til andre i foreningen videresendes kun efter tilladelse.
Sletning: Klienter kan til enhver tid bede om sletning, medmindre der er saglig grund til fortsat opbevaring.
5. Bidragyderdata
Dataansvarlig: Regnskabs- og administrationschef Birgitte Jørgensen
Indsamling: Data indsamles ved donation via bank, MobilePay, netbutik, arv m.m. Data bruges kun til regnskab, skatteindberetning og evt. takkebreve.
Opbevaring og adgang: Data gemmes i 5 år jf. regnskabsloven. Adgang begrænses til relevante medarbejdere.
Videregivelse: Ingen markedsføring på baggrund af donationer. Ingen videregivelse uden samtykke.
6. Kundedata (netbutik)
Dataansvarlig: Regnskabs- og administrationschef Birgitte Jørgensen
Indsamling og anvendelse: Data indsamles i forbindelse med ordreafgivelse og bruges udelukkende til levering og fakturering.
Opbevaring: Data opbevares midlertidigt i webshop og arkiveres fysisk i 5 år jf. regnskabsloven.
Adgang: Adgang begrænset til relevante medarbejdere og databehandlere.
7. Aktive interessenter
Dataansvarlig: Kommunikationschef Susan Søgaard
Omfatter: Bloggere, foredragsholdere, videodeltagere, webinar- og podcastgæster, casepersoner, respondenter og netværksdeltagere.
Formål og samtykke: Alle deltagere informeres om formålet med deres medvirken og godkender indholdet før offentliggørelse. Der indhentes særskilt samtykke ved brug af portrætter uden for medlemsbladet.
Opbevaring og sletning: Oplysninger og materialer gemmes så længe de er relevante og med hjemmel i samtykke. Alle deltagere kan anmode om at få slettet eller fjernet deres bidrag.
8. Generelle principper
- Der indgås altid databehandleraftaler, hvor det kræves.
- Data behandles fortroligt, sikkert og med mindst mulig eksponering.
- Der anvendes sikre kommunikationsformer (krypteret mail, fildeling).
- Mails til flere personer sendes altid med BCC.
- CPR-numre behandles med særlig agtpågivenhed og slettes, når de ikke er nødvendige.
- Henvendelser udefra besvares uden at bekræfte medlemskab eller videregive persondata.
9. Rettigheder og kontakt
Alle registrerede har ret til:
- Indsigt i egne oplysninger
- Berigtigelse af forkerte oplysninger
- Sletning, når der ikke længere er hjemmel til behandling
Spørgsmål og anmodninger om indsigt eller sletning kan rettes til Hjerneskadeforeningen via kontaktoplysninger på hjerneskadet.dk.
Senest opdateret 24. juni 2025